Les 4 étapes à respecter pour une organisation de voyage réussie.

07/08/2018 Victoria Leclercq

Les vacances, tout le monde adore ! Mais lorsque l’on veut partir à l’aventure dans un pays inconnu, il faut pouvoir s’organiser et préparer le terrain à l’avance, afin de ne pas courir le risque de se retrouver dans des situations désagréables. Heureusement, il existe des professionnels qui comme vous, souhaitent aider les vacanciers à planifier leur expédition. Voici donc les règles à suivre pour préparer un voyage.
 
La destination
 
Cela semble évident, mais il faut choisir où partir. Simple ? Pas toujours. Monsieur souhaite du calme, de la verdure pour ses vacances, madame aimerait la plage et du soleil et le fils adolescent veut des activités excitantes, toutes ces envies à concilier avec des infrastructures qui accepteront le labrador de la famille. Chaque région du monde, et même chaque pays ayant ses particularités, ses avantages et ses inconvénients, il faut bien se renseigner pour trouver la destination qui plaira à tout le monde et qui convient aux attentes de vos clients.
Pour ce choix cornélien, votre rôle sera d’aiguillez les gens vers la bonne décision, tout en leur proposant des options compatibles avec leur budget.
 
La réservation
 
Maintenant que vos clients connaissent le lieu de leurs vacances de rêve, il faut réserver les billets d’avion ou de train, leur logement et peut-être même les activités qui doivent être prévues à l’avance. Pour dénicher le meilleur prix, vous pouvez notamment utiliser des comparateurs en ligne qui vous donneront les meilleures options disponibles. Si vous travaillez en agence, il est fort possible que votre entreprise ait conclu des partenariats avec les différentes compagnies et chaînes d’hôtels pour proposer des prix imbattables à la clientèle. Vous pouvez également conseiller aux consommateurs les plus fidèles de s’y prendre à l’avance pour tomber dans la période des promotions.
 
Les formalités administratives obligatoires
 
Parfois l’étape la plus difficile pour ceux qui s’y connaissent moins, il faut pourtant vous assurer que tous les papiers nécessaires sont prêts avant le départ dans le pays choisi. Il est nécessaire de se renseigner sur les conditions de voyage et de séjour : Faut-il un passeport ? Faut-il un visa ?
Certains pays ont également des réquisitions spéciales concernant par exemple la tenue vestimentaire, le comportement en public ou encore certains vaccins obligatoires. Vous devez connaître les différentes situations dans les pays proposés par votre agence et communiquer ces informations aux voyageurs pour qu’ils ne rencontrent pas de problèmes sur place : il en va de votre réputation professionnelle !
C’est un service presqu’indispensable à rendre au clients, car ils vous accordent une totale confiance pour préparer leur arrivée sur place. À titre d’offre supplémentaire, vous pouvez aussi leur proposer des assurances spéciales pour les voyages et à moindre coût. N’hésitez pas à proposer l’idée au sein de votre entreprise si le système n’est pas encore mis en place.
 
L’itinéraire et les activités
 
Pour planifier l’aventure que vos clients s’apprêtent à vivre, essayez de ne pas créer un horaire trop chargé, les vacanciers ont toujours des envies sur le moment, et une plus grande flexibilité dans les activités proposées leur permettra de pouvoir faire des choix libres sur place  tout en se sentant encadré. Vous pouvez par exemple réserver les activités importantes à l’avance et imaginer une ligne directrice avec les endroits à visiter : ils pourront alors construire leur voyage autour de ce fil rouge une fois sur place.
 
Savoir se former
 
Pour exercer le métier d’accompagnateur ou d’organisateur de voyage, il faut évidemment suivre une formation complète, qui vous donnera tous les outils et astuces pour organiser un voyage de A à Z. Mais il faut aussi penser à suivre des formations de manière régulière, soit par le biais de votre entreprise, soit par initiative personnelle, car le monde change très rapidement et ce qui est valable aujourd’hui ne le sera plus forcément dans cinq ans.


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